TRENTON, NJ – Para muchos residentes y empresas en New Jersey, interactuar con entidades en el extranjero es una necesidad común, ya sea por motivos personales, educativos o comerciales. Sin embargo, para que los documentos oficiales emitidos o notarizados en el Estado Jardín tengan validez legal en otros países, a menudo se requiere un paso crucial: la Apostilla. Pero, ¿qué documentos exactamente necesitan este sello de autenticación internacional?
La Apostilla es una certificación especial, reconocida internacionalmente por los países miembros de la Convención de La Haya de 1961 sobre la Apostilla. Su función es simplificar el proceso de legalización de documentos públicos para su uso en el extranjero, verificando la autenticidad de la firma, el sello o el cargo de la autoridad que emitió o notarizó el documento. No valida el contenido del documento, sino su origen oficial. En New Jersey, la autoridad designada para emitir Apostillas es el Departamento del Tesoro, a través de la División de Ingresos y Servicios Empresariales (Division of Revenue and Enterprise Services).
¿Qué Tipos de Documentos Requieren Comúnmente una Apostilla en NJ?
Si planea usar un documento de New Jersey en un país miembro de la Convención de La Haya, es muy probable que necesite una Apostilla para los siguientes tipos:
Documentos Personales y de Registro Civil:
Actas de Nacimiento (Birth Certificates)
Actas de Matrimonio (Marriage Certificates)
Actas de Defunción (Death Certificates)
Decretos de Divorcio (emitidos por tribunales de NJ)
(Estos deben ser copias certificadas emitidas por el Departamento de Salud de NJ / Oficina de Estadísticas Vitales o el secretario del tribunal correspondiente).
Documentos Notarizados:
Poderes Notariales (Powers of Attorney) generales o especiales.
Declaraciones Juradas (Affidavits) y Aceptaciones (Acknowledgments).
Testamentos y Fideicomisos (Trusts) firmados ante notario de NJ.
Escrituras y otros documentos de propiedad inmobiliaria notarizados.
Consentimientos de viaje para menores.
Documentos Educativos:
Diplomas y Títulos Universitarios.
Certificados de Notas (Transcripts) y Expedientes Académicos.
(Generalmente requieren ser notarizados primero por un funcionario de la institución educativa o presentarse como copia certificada ante notario).
Documentos Corporativos y Comerciales:
Artículos de Incorporación y Estatutos (Bylaws).
Certificados de Vigencia (Certificates of Good Standing).
Acuerdos Comerciales, Facturas (Invoices) notarizadas.
(Emitidos por la División de Ingresos de NJ o notarizados adecuadamente).
Documentos Judiciales:
Sentencias y Órdenes Judiciales (emitidas por tribunales de NJ).
Otros Documentos Públicos:
Certificados de Antecedentes Penales emitidos por la Policía Estatal de New Jersey.
Importancia de Verificar:
Es crucial verificar siempre los requisitos específicos del país de destino y de la entidad que recibirá el documento, ya que pueden existir variaciones. Obtener la Apostilla es un paso que debe realizarse antes de enviar los documentos fuera de Estados Unidos.
El proceso en New Jersey implica presentar el documento original (o copia certificada/notarizada según corresponda) junto con una solicitud y el pago de una tarifa a la División de Ingresos y Servicios Empresariales. Buscar asesoría o servicios especializados en apostillas puede facilitar considerablemente este trámite.